„Nicht monolithisch denken, sondern verteilt und aus Teilnehmersicht“

Christian Staaden von esanum über die Digitalisierung von Konferenzinhalten

Christian Staaden von esanum über die Digitalisierung von Konferenzinhalten

Da im Zuge der Coronavirus-Krise derzeit keine Veranstaltungen stattfinden können, stellt sich vielen Veranstaltern die Frage, wie sie ihre Zielgruppe dennoch erreichen können. Eine der Möglichkeiten ist es, Kongressinhalte zu digitalisieren. Christian Staaden, Senior Liaison Manager bei Esanum, einem unabhängigen Ärztenetzwerk samt digitaler Plattform, erklärt, wie man Kongressinhalte und Netzwerkfunktionen digitalisieren kann und worauf es zu achten gilt.

 

eventcrisis: Was wäre aus Ihrer Sicht die ideale Herangehensweise, um nach einer Veranstaltungs-Absage möglichst viele Menschen aus meinem Netzwerk zu erreichen?
Christian Staaden: Jede Planung, die über den Haufen geworfen wird, stellt erstmal eine große Herausforderung an den Veranstalter. Je näher am Event, desto größer. Das ist bei uns nicht anders als bei allen anderen. Allerdings kann man Vorkehrungen treffen. Und zwar vorher, am besten lange vorher. Unsere Präsenz-Veranstaltungen wurden von vornherein als hybride Veranstaltungen geplant: mit Live- und On-demand Webcasts, redaktioneller Begleitung und dem Einsatz unserer App.

Als jetzt beispielsweise Anfang März einige Teilnehmer zum Hausarzttag in München nicht erscheinen konnten oder wollten, haben wir ihnen einen Live-Stream mit allen Vorträgen angeboten und diese „digitalen“ Teilnehmer konnten dann über Wissensvertiefungstests die Kriterien für die CME-Anerkennung erfüllen. Wir konnten durch den Live-Stream sogar neue Teilnehmer hinzugewinnen und damit die Reichweite nochmals erhöhen. Wir könnten auf diese Weise sogar gänzlich ohne Publikum vor Ort auskommen oder Referenten, die nicht Vor-Ort sein können, einfach hinzuschalten. Zur Not wäre man dann vollkommen virtuell, aber das ist ja nicht unser Ziel bei einer Präsenzveranstaltung, sondern eher hoffentlich die Ausnahme.

Die ideale Herangehensweise ist, erst gar nicht monolithisch zu denken, sondern „verteilt“ und aus Teilnehmersicht. Das ist auch der eigentliche disruptive Ansatz bei jeder Form von Fortbildungsveranstaltung, zu der ja auch die großen medizinischen Kongresse gehören. Kurz vor der Veranstaltung solch ein System aufzubauen oder nachträglich zu installieren, ist entweder unbezahlbar oder zeitlich schlicht einfach nicht möglich. Auch auf unserer Seite ist der Aufwand, den wir treiben enorm, allerdings sind wir so auf alle möglichen Szenarien gut vorbereitet und können kurzfristig umdisponieren und uns den gegebenen Umständen oder dem spontanen Teilnehmer-Verhalten besser anpassen.

Welche Elemente sollte ich bedenken?
Natürlich gelten auch hier, wie bei den meisten kommerziellen Veranstaltungen, die erweiterten „4 P’s“: Product, Price, Place, Promotion & People. Als digitaler Marketingspezialist und dem Social Media zugeordnete Plattform gelten für uns zudem die von meiner lieben italienischen PCO-Kollegin Guilia Sarri postulierten "4 E's": Evaluation, Engagement, Experience and Evolution.

Wie stelle ich mich und mein Team dafür am besten auf?
Da nicht jeder, der hybride Veranstaltungen macht, über ein solch breitgefächertes Team von Spezialisten verfügt, sucht man sich am besten erfahrene Unterstützung und externe Beratung. Erfahrung ist hier durch nichts zu ersetzen. Das gilt aber in beide Richtungen. Auch wir als ursprünglich rein digitale Plattform mussten für unsere Präsenzveranstaltungen lernen und haben uns erfahrene Spezialisten dafür gesucht und ins Team geholt. PCOs sind sehr gut darin, die logistische Seite einer Veranstaltung abzubilden, technische Dienstleister sollten über viel Erfahrung, schlanke Prozesse und Fallback-Lösungen verfügen.

Ein Team sollte neben einem „Congress Manager“ auch immer über einen „Digital Manager“ und einen „Content Manager“ verfügen. Der eine kümmert sich um die Veranstaltung, der nächste um die digitalen Komponenten und die Technik und der letztere um alles, was mit Content, dessen Generierung, Verteilung und der „Vermarktung“ zu tun hat. Meine liebe Branchen-Kollegin Steff Berger plädiert sogar zusätzlich für einen „Crisis Manager“, der auch alle „Fallstricke“ und Krisen einer jeden Veranstaltung managt, und zwar vor, während und nach der Veranstaltung. Ich würde mich ihr anschließen. In den allermeisten Strukturen lagen alle diese Kompetenzen meist in der Hand einer Person: der des Congress Managers bzw. des Veranstaltungsplaners. Das ist aufgrund der Komplexität nicht mehr zeitgemäß.

Welche Technologien sind dafür essenziell?
Technologien sind Werkzeuge. Nicht mehr, aber auch nicht weniger. Und wie die richtigen Werkzeuge auch, so haben Technologien immer einen besonderen Einsatzzweck. Für eine Plattform wie unsere zum Beispiel brauche ich ein leistungsfähiges Content Management System, kurz CMS. Für Streaming brauche ich nicht nur eine Kamera mit Strom und Internetzugang, sondern immer auch einen ganzen Prozess inklusive Fallback-Lösung. Für die Medienausspielung brauche ich logische Mediatheken und sogenannte Content Delivery Networks, kurz CDNs. Für die Analyse des Nutzerverhaltens brauche ich Analyse-Tools. Für die ständige Kommunikation brauche ich eine geeignete App… Und so weiter und so fort. Aber das Wichtigste dabei sind die Menschen, die diese Technologien und Werkzeuge bedienen. Ohne sie wären es nur dumme Dinge. Die Schlüsselposition fällt zweifelsohne der richtigen Orchestrierung und Planung der Technologien zu. Hier muss zunächst abgewägt werden, wen ich womit erreichen möchte und welches „Geschäftsmodell" ich vorhabe. Dann kann über den Einsatz der essenziellen Technologien und der sie bedienenden Menschen entscheiden werden.

Ein Blick auf Ihr Tagesgeschäft: Welche Ebenen bieten Sie auf Ihrer Plattform an, die Ärzte für ein Netzwerk nutzen können?
Wir bieten Community-Funktionen wie z.B. Klarnamen-Profile, mit denen man sich mit Kollegen verbinden kann, sowie moderierte Diskussionen zu bestimmten Fachthemen und -fragen. Da bei uns nur approbierte Ärzte Mitglied werden können, ist die inhaltliche Qualität sehr hoch. Ein großer Bereich und Kommunikationstreiber auf unserer Plattform sind die Themen-Blogs, beispielsweise zu Diabetes, Immunologie oder jetzt aktuell Atemwegserkrankungen.

Welche Tools bieten Sie zur Informationsvermittlung an?
Für die digitale Wissensvermittlung bieten wir sogenannte Infocenter an, die z.B. ein Schwerpunktthema wie das Impfen umfangreich behandeln. Da medizinische Kongresse auch immer sehr große Wissensgeneratoren sind, hat die Berichterstattung von den Kongressen eine hohe Priorität und eine eigene Rubrik. Auf Kongressen sind wir neben der journalistischen Berichterstattung auch manchmal „Digitalpartner“ der Fachgesellschaft und produzieren für und mit ihnen zusammen Formate wie z.B. Kongress TV, Webcasts oder - jetzt neu - auch Podcasts.

Momentan finden ja in den meisten Ländern keine Medizinkongresse wegen der Coronavirus Ausbreitung statt und da ist unser Kongress-Archiv mit allen Medienformaten sämtlicher von uns besuchter Kongresse natürlich ein wertvoller Wissensschatz. Der Kern der digitalen Wissensvermittlung ist jedoch der Fortbildungsbereich mit unseren eigenen sowie Kunden-eigenen Webinaren, die meisten davon sind CME-zertifiziert. Seit 2019 sind diese Fortbildungen auch ergänzt worden durch eine eigene Präsenzveranstaltungsreihe, zunächst speziell für Hausärzte. Diese Reihe wurde von Anfang an als hybride Fortbildung konzipiert und kombiniert regionale Präsenz mit digitaler thematischer Verlängerung und zusätzlichen CME-Punkten über das ganze Jahr hinweg mithilfe einer Multi-Event-App. Dieser Ansatz könnte sich auch für Medizinische Fachgesellschaften als eine gute Lösung für eine zukünftige rein digitale Wissensvermittlung anbieten.

Welche Anbieter empfehlen Sie für die jeweiligen Tools wie Webinare und Webcasts?
Ich möchte hier keinen Anbieter herausstellen, da wir je nach Zweck mit den unterschiedlichsten Anbietern zusammenarbeiten. Die eigenen Webinare werden jedoch von meinen Kolleginnen und Kollegen in Berlin, die Präsenzveranstaltungen aus München geplant. Bei Webcasts und Live-Streams nutzen wir für kleine Settings eine Inhouse-Produktion, bei größeren Veranstaltungen mit vielen parallelen Räumen arbeiten wir gerne mit auf große Veranstaltungen spezialisierte Dienstleister wie zum Beispiel meta-fusion zusammen. Grundsätzlich können wir aber Medienformate von allen am Markt agierenden Anbietern entgegennehmen und verwenden. Für die neue Hausarzt-Fortbildungsreihe arbeiten wir momentan mit Gahrens&Battermann zusammen.

Die Basis unserer Plattform ist ein eigens für uns entwickeltes Content Management System, das wir auch mit eigenen Entwicklern pflegen und weiterentwickeln. Dieses CMS ist auch die technische Grundlage für alle Redaktionswerkzeuge und E-Learning-Module. Seit vielen Jahren entwickeln wir auch unsere eigene App, die als Multi-Event-App konzipiert ist und die durch nahtlose Integration mit der Plattform als ständiger „Platzhalter“ und Kommunikator" auf den mobilen Endgeräten der Ärzte fungiert. Ein wichtiger Kern unserer Arbeit ist aber die hauseigene Redaktion aus Journalisten und Medizinern, sowie der Nachweis unserer Aktivitäten durch meine Kollegen von Analytics.

Noch mal zusammengefasst: Wie kann ich Konferenzinhalte digitalisieren?
1. Digital und aus der Teilnehmerperspektive denken
2. Digitales Vermarktungskonzept/Digital Marketing entwickeln
3. ALLE Vorträge und Posterpräsentationen filmen und streamen
4. Alle digitalen Assets in eine Mediathek laden und sie zumindest kategorisieren, besser noch „digital auffindbar“, sprich: durchsuchbar machen
5. Nutzerverhalten analysieren und lernen
Und dann: Immer wieder von vorne anfangen. Denn Digitalisierung ist nicht so sehr ein technisches Thema, sondern ein Mindset.

 

Info: Esanum ist ein unabhängiges Ärztenetzwerk und eine digitale Plattform für die kontinuierliche Information zu medizinischen Fachthemen und Kongressen, für die CME-Fortbildung von Ärzten, sowie den Austausch unter Ärzten. Das Unternehmen hat profunde Erfahrungen darin, Kongressinhalte und Netzwerkfunktionen zu digitalisieren und bietet Community-Funktionen, Webinare, Webcasts oder aktuelle Themen-Blogs wie jetzt zum Beispiel Atemwegserkrankungen.

www.esanum.de