Coronakrise als Reallabor für digitale Veranstaltungsformate

Ein Gastbeitrag von Prof. Dr. Markus Große Ophoff, DBU

Prof. Dr. Markus Große Ophoff

Die Coronakrise hat die Auseinandersetzung mit digitalen Veranstaltungsformaten extrem beschleunigt. Waren vorher Videokonferenzen eher die Ausnahme, so sind diese nun allgegenwärtig. Zoom, GoToMeeting, Big Blue Button, WebEx und ähnliche Software verzeichneten rasante Wachstumszahlen. So wurden im September 2020 rund 25-mal so viele Zugriffe auf Zoom verzeichnet wie ein Jahr zuvor (Statista 2020). Wie in einem Reallabor wurden die Formate, Angebote und Techniken perfektioniert. Da die Reisetätigkeit entfällt, sind die Umweltauswirkungen auf jeden Fall deutlich geringer als bei realen Veranstaltungen.

Für viele Experten ist bereits jetzt klar: Die Online-Veranstaltungen werden auch nach der Coronakrise bleiben. Es wird zunehmend darauf ankommen, die Vorteile der realen und der Online-Veranstaltungsformate zu nutzen und idealerweise miteinander zu verbinden. Diese stellen sich wie folgt dar:

 
Vorteile
Nachteile

Online

 

 

 

preiswert
zeiteffektiv für die Teilnehmer
zeiteffektiv für Redner (da der Aufwand reduziert ist, können hochrangige Redner gewonnen werden)
gut geeignet für Teilnehmer und Teilnehmerinnen mit wenig Zeit
schneller planbar und umsetzbar
Teilnahme unabhängig vom Ort möglich
geringe Umweltbelastungen
kurze Aufmerksamkeitsspanne im digitalen Format
hohe Konkurrenz verschiedener digitaler Angebote
wenig direkter persönlicher Austausch
Erwartung: kostenlos
 
 
 
 

Real

 

mit allen Sinnen zu erleben, ist möglich
Eintauchen in das Thema der Veranstaltung
Networking gut möglich, Anlässe für Networking: Catering, Pausen
etablierte Finanzierungsmodelle
Ausstellungen, hands on
teuer
zeitaufwändig
großer Planungsaufwand
Umweltbelastungen durch Anreise und Unterkunft
 


Die Aufstellung von Vorteilen und Nachteilen macht klar, dass Online-Veranstaltungen insbesondere für schnelle Formate für Zielgruppen mit begrenztem Zeitbudget geeignet sind. Reale Veranstaltungen sind insbesondere dann zu bevorzugen, wenn es um komplexere Themen geht und Networking und Interaktion im Vordergrund stehen. Die Planung von Online-Veranstaltungen erfordert von den Eventplanern zusätzliche Kompetenzen und Denkweisen. Im Online-Bereich gibt es, ähnlich wie beim Fernsehen, immer die Gefahr, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Veranstaltung verlassen, wenn der Spannungsbogen abflacht. Häufig sind die Teilnehmerinnen und Teilnehmer dann gänzlich verloren oder zumindest bleibt deren Aufmerksamkeit für längere Zeit aus, da sie zur Bearbeitung ihrer E-Mails übergegangen sind. Online-Veranstaltungen müssen daher mehr wie Fernsehproduktionen geplant werden. Es braucht kürzere Elemente mit „schnellen Schnittfolgen“ und klare Moderation. Einen langatmigen langweiligen Redner kann man sich vielleicht in einer Realveranstaltung erlauben, nicht aber online. Online sind daher insbesondere kurze schnelle Format erfolgreich. Im DBU Zentrum für Umweltkommunikation konnten mit solchen Formaten von ein bis maximal zwei Stunden Dauer teils bis zu fünfmal so viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer erreicht werden wie in ähnlichen Realveranstaltungen im Jahr zuvor.

Hybride Veranstaltungen

Häufig wird nun versucht oder angedacht, die Vorteile beider Formate in Form von Hybridveranstaltungen zu verbinden. Dies ist aber keine triviale Aufgabe. Die Technik für den digitalen Teil einer realen Veranstaltung ist in der Regel deutlich teurer und aufwändiger als für eine reine Online-Veranstaltung. Zudem braucht es ein spezielles Konzept für die hybride Veranstaltung. Einfach nur ein Streaming für eine als Realveranstaltung geplante Tagung bereitzustellen, war bereits vor Corona wenig zielführend. Durch die zunehmenden Ansprüche und Erfahrungen der Teilnehmenden mit gut gemachten digitalen Angeboten ist aber vorprogrammiert, dass solche Angebote online in der Regel auf wenig Resonanz stoßen werden. Zudem wird die Aufmerksamkeitsspanne im Online-Bereich kaum für die Teilnahme an einer ganztägigen hybriden Tagung reichen. Und wie soll man eine Mittagspause mit Kolleginnen und Kollegen auf der digitalen Ebene zum selben Erlebnis machen wie in der realen Welt. Wenn man auf der anderen Seite die Veranstaltung in der realen Welt für das Online-Format optimiert, dann verschenkt man die besonderen Vorteile der Realveranstaltung und verschreckt die Teilnehmer, wenn beispielsweise in die Kamera geredet wird anstatt zum Publikum. Zudem ist nicht klar, wie das Geschäftsmodell funktionieren kann, wenn es die kostenpflichtige Realveranstaltung gibt und gleichzeitig die kostenlose oder preiswerte Online-Veranstaltung.

Was sind die Konsequenzen aus dieser Analyse? Für die Zukunft sollte in der Regel eine Entscheidung für das Online- oder das Realformat getroffen werden. Nur dann kann man die Veranstaltung wirklich gut auf das entsprechende Format optimieren. Welche Ansatzpunkte bleiben dabei noch für hybride Veranstaltungen? Hier sollten zwei grundsätzlich unterschiedliche Richtungen gedacht werden:

Parallele Hybridität

Die gleichzeitige Durchführung von realen und Online-Elementen sollte sich auf die Elemente von Veranstaltungen konzentrieren, bei denen sich beides gut verbinden lässt. Man sollte sich daher von dem Gedanken verabschieden, eine ganze reale Tagung oder einen ganzen realen Kongress online zu streamen. Besser wird es sein, nur die Teile online anzubieten, die auch gut dafür geeignet sind. Dies sind beispielsweise Key Notes oder Podiumsdiskussionen. Diese Elemente sollte man dann „fernsehgerecht“ produzieren. Wichtig wird dann eine genaue Einhaltung des Zeitplans sein. Denn für die Online-Teilnehmer einer Podiumsdiskussion zum Abschluss eines Kongresses muss natürlich die angekündigte Uhrzeit genau eingehalten werden. Diese Vorgehensweise bietet zudem den Vorteil, dass die Reichweite der Veranstaltungen umweltfreundlich erweitert werden kann, ohne das Geschäftsmodell der gesamten Veranstaltung zu gefährden.

Serielle Hybridität

Noch zukunftsträchtiger könnte die serielle hybride Veranstaltung sein. Damit ist gemeint, dass eine reale Veranstaltung vor- oder nachgeschaltete digitale Elemente hat. Dies bietet den Vorteil, dass die jeweiligen digitalen und realen Elemente entsprechend den Stärken und Schwächen dieser Formate optimiert werden können. Die Veranstaltung ist dabei eher als Prozess denn als Einzeltermin zu verstehen. Wie könnte so etwas in der Praxis aussehen? Denkbar wäre beispielsweise eine spannende Key Note mit einem Redner aus einem anderen Kontinent, die bereits ein halbes Jahr vor der Realveranstaltung geschaltet wird und mit einem „Call for participation“ gekoppelt wird. Ohne Reisekosten und Umweltbelastungen würde so ein spannender, kostenloser Auftaktevent geschaffen, der Appetit auf die Realveranstaltung macht, Teilnehmende generiert und Interaktion initiiert. Dieser Online-Event könnte entsprechend dem Format optimiert werden. Es wäre gleichzeitig eine hochkarätige Marketingaktion für die Realveranstaltung. Die Realveranstaltung könnte dann im Hinblick auf interaktive Workshops, Ausstellungen und Networking optimiert werden. Das reale Erlebnis für die Teilnehmenden würde verbessert. Anstatt der oft langweiligen und improvisierten Zusammenfassung der Workshops mit bröckelnden Teilnehmerzahlen am Ende der Realveranstaltung könnte diese ein paar Wochen nach der Veranstaltung wieder digital erfolgen. Als gut vorbereitete und moderierte Podiumsdiskussion mit eingebauten Videos und Bildern wäre es für die Teilnehmer an der realen Veranstaltung ein schöner Rückblick auf das Erlebte und eine Vertiefung der wesentlichen Inhalte. Die Online-Teilnehmer, die vorher nicht dabei waren, würden einen Einblick in die wesentlichen Inhalte und die Stimmung der Veranstaltung erhalten, die gleichzeitig als Marketinginstrument für die Veranstaltung im Folgejahr genutzt werden könnte.

Diese beispielhafte Ausführung zeigt, wie eine serielle Hybridität in der Praxis aussehen könnte. Es wird schnell klar, dass diese viel mehr Gestaltungsmöglichkeiten bietet als die parallele Hybridität. Die Ausgestaltung dieser Formate wird eine zentrale Fragestellung für die Veranstaltungen der Zukunft sein.

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